Assistenz der Bereichsleitung Asset Management (m/w/d)

Deine Aufgaben

• Du organisierst und koordinierst das Büro der Bereichsleitung Asset Management und schaffst die organisatorischen Voraussetzungen für eine effiziente Wahrnehmung der Führungsaufgaben.
• Du verantwortest das Kalender-, Termin- und Reisemanagement der Bereichsleitung, inklusive Priorisierung, Gatekeeping und Koordination komplexer Abstimmungsprozesse mit Führungskräften, zentralen Funktionen und externen Ansprechpartnern.
• Du stellst einen verlässlichen Informationsfluss innerhalb des Bereichs sicher und verantwortest das Fristen-, Wiedervorlage- und Dokumentenmanagement, inklusive professionellem Umgang mit vertraulichen Unterlagen.
• Du bist die zentrale organisatorische Schnittstelle innerhalb des Bereichs Asset Management und koordinierst die Zusammenarbeit mit den Assistenzfunktionen der sechs Fachabteilungen, um eine abgestimmte Arbeitsweise und transparente Kommunikation sicherzustellen.
• Du bist zentrale Schnittstelle zu den Assistenzfunktionen des C-Levels.
• Du organisierst und begleitest Leitungskreise, Jour-fixe-Termine, Workshops, Bereichsveranstaltungen und weitere Managementformate, inklusive Agendaerstellung, Teilnehmermanagement, organisatorischer Nachbereitung und Nachhaltung vereinbarter Maßnahmen.
• Du erstellst und bearbeitest Präsentationen, Korrespondenz, Entscheidungsvorlagen und Managementunterlagen für die Bereichsleitung.
• Du unterstützt einen transparenten und verlässlichen Informationsfluss im Bereich Asset Management und stellst die Aktualität zentraler Informations- und Kollaborationsplattformen sicher.
• Du koordinierst organisatorische Abstimmungen mit relevanten Schnittstellen wie CTO-Office, Personal, Controlling, Einkauf, Recht und weiteren Unternehmensfunktionen.
• Du unterstützt die administrative Abwicklung von Bestell-, Rechnungs-, Vertrags- und Freigabeprozessen und sorgst für deren strukturierte Nachverfolgung.
• Du koordinierst bereichsinterne Veranstaltungen, Workshops, andere Veranstaltungsformate sowie organisatorische On- und Offboarding-Prozesse und sorgst für deren professionelle Durchführung.
• Du wirkst an der Weiterentwicklung organisatorischer Abläufe, Standards und Vorlagen mit und unterstützt die kontinuierliche Professionalisierung der administrativen Zusammenarbeit.
• Du vertrittst bei Bedarf die Assistenzfunktion innerhalb des CTO-Bereichs und arbeitest eng mit dem bereichsübergreifenden Assistenznetzwerk zusammen.

Dein Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z.B. im Bereich Büromanagement, Management Assistenz oder eine vergleichbare Qualifikation. Alternativ bringst du vergleichbare Berufserfahrung im Assistenzumfeld mit.
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion auf Management-, Bereichsleitungs- oder Geschäftsführungsebene.
• Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeit sowie die Fähigkeit, auch bei hoher Themenvielfalt Prioritäten sicher zu setzen und mehrere Themen parallel zu steuern.
• Hohe Serviceorientierung, Verlässlichkeit und ein professionelles Verständnis der Assistenzrolle als zentrale organisatorische Schnittstelle.
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Outlook, Teams, Word, PowerPoint und Excel oder ähnlichen aktuellen Softwarewerkzeugen, sowie eine hohe Affinität zu digitalen Arbeits- und Kollaborationswerkzeugen.
• Sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeit in deutscher Sprache sowie gute Englischkenntnisse.
• Souveränes, verbindliches Auftreten und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Ansprechpartnern auf allen Organisationsebenen.
• Hohe Diskretion, Integrität und Sorgfalt im Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Selbstständige, vorausschauende und lösungsorientierte Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick zu behalten.
• Idealerweise bringst du Erfahrungen in einem technisch geprägten oder infrastrukturellen Umfeld mit.