Sachbearbeiter*in im Sekretariatsbereich

Die Technische Universität Dortmund ist eine dynamische forschungsorientierte Universität mit 17 Fakultäten in den Natur- und Ingenieurwissenschaften sowie Gesellschafts- und Kulturwissenschaften. Auf unserem internationalen Campus leisten rund 6 700 Beschäftigte täglich einen Beitrag, um drängende Fragen der Gegenwart und der Zukunft zu lösen. Offenheit und Vielfalt prägen nicht nur das Miteinander in Forschung und Lehre, sondern auch in Technik und Verwaltung.

Diese Stelle ist im Zentrum für HochschulBildung (zhb) mit jeweils 50 % im Bereich Hochschuldidaktik sowie an der Professur für Hochschuldidaktik und Hochschulforschung unbefristet zu besetzen. Die Tätigkeit wird nach Entgeltgruppe 9a TV-L vergütet. Es handelt sich um eine Vollzeitstelle. Eine Beschäftigung in bzw. Reduzierung auf Teilzeit ist grundsätzlich möglich.

Deine Aufgaben

• Projektbegleitende Haushaltsführung und administrative Betreuung nationaler und internationaler Drittmittelprojekte sowie Überwachung, Steuerung und Planung der Finanzen der Professur und des zugehörigen Bereichs
• Mithilfe bei der Vorbereitung von Anträgen zu Personalmaßnahmen
• Erstellung von Verwendungsnachweisen und Mittelabrufen
• Durchführung von Beschaffungsprozessen einschließlich der Angebotseinholung sowie Abrechnung
• Organisation und Unterstützung des Lehrbetriebs der Professur, insbesondere Vorbereitung von Moodle-Kursen, Bereitstellung von Lehrmaterialien sowie administrative Unterstützung bei der Studierendenorganisation
• Unterstützung bei der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen des Bereichs und der Professur, z. B. Start in die Lehre, Workshopprogramme, Kolloquien und Konferenzen

Das bringst du mit

• Eine abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement oder eine gleichwertige Berufsausbildung im verwaltenden/kaufmännischen Bereich
• Gute Englischkenntnisse
• Erfahrungen mit den Abläufen einer modernen Hochschulverwaltung oder Erfahrungen im Sekretariatsbereich
• Fundierte Fachkenntnisse in der Verwaltung von Finanzmitteln
• Kenntnisse im Umgang mit SAP-Anwendungsprogrammen (ESS, SRM, FI etc.) und Content-Management-Systemen
• Bereitschaft zur Einarbeitung in bereichsspezifische Software
• Routine im Umgang mit der gängigen MS Office-Software
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Souveräner Umgang mit der Erstellung und Gestaltung von Schriftstücken in englischer Sprache
• Hohe Organisationskompetenz gepaart mit einer selbstständigen und effizienten Arbeitsweise
• Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke sowie eine hohe Flexibilität

Das bieten wir dir

• Die Mitarbeit in einem modernen, kollegialen Team an einer familienfreundlichen Hochschule
• Einen sicheren Arbeitsplatz mit vielseitigen Möglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung durch ein umfangreiches Angebot an Fort- und Weiterbildungen
• Eine flexible Einteilung der Arbeitszeiten mit der Möglichkeit zum mobilen Arbeiten

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