Executive Administrative Assistant

Unternehmensprofil

Bei BASF schaffen wir Chemie für eine nachhaltige Zukunft. Wir verbinden wirtschaftlichen Erfolg mit Umwelt- und Sozialverantwortung. Als eines der größten Chemieunternehmen Nordamerikas bieten wir seit über 150 Jahren Lösungen für alltägliche und komplexe Herausforderungen. Unsere Mitarbeitenden erhalten die nötigen Werkzeuge, Unterstützung und Möglichkeiten, um sich beruflich und persönlich weiterzuentwickeln. Unser Erfolg ist eng mit deinem Erfolg verbunden. #belongatBASF

Deine Aufgaben

• Du unterstützt die Geschäftsleitung auf höchster Ebene durch komplexes Kalender- und Reisemanagement, Organisation von Meetings und Kommunikation.
• Du bist administrative:r Ansprechpartner:in und koordinierst Informationsflüsse sowie Abläufe mit internen und externen Partner:innen.
• Du priorisierst eigenständig Aufgaben, triffst administrative Entscheidungen im Rahmen der Vorgaben und löst Terminüberschneidungen oder eskalierst Themen bei Bedarf.
• Du erstellst und formatierst Präsentationen, Berichte und Korrespondenz auf höchstem Niveau.
• Du gehst mit sensiblen und vertraulichen Informationen verantwortungsvoll um und unterstützt proaktiv die Geschäftsleitung.
• Du organisierst Meetings des Vorstands, inklusive Logistik, Materialvorbereitung und Nachbereitung.
• Du arbeitest eng mit Führungskräften und Kolleg:innen aus verschiedenen Bereichen zusammen und unterstützt Sonderprojekte.
• Du bist flexibel und unterstützt die Geschäftsleitung auch außerhalb der regulären Arbeitszeiten, wenn nötig.

Dein Profil

• Abgeschlossenes Bachelorstudium (bevorzugt) oder vergleichbare Qualifikation sowie 7–10+ Jahre Erfahrung in der Assistenz auf Geschäftsleitungsebene, idealerweise in einer komplexen Organisation.
• Du handelst eigenverantwortlich, gehst vertraulich mit Unternehmensinformationen um und kannst Themen angemessen eskalieren.
• Sehr gute Organisations-, Planungs- und Kommunikationsfähigkeiten sowie hohe Detailgenauigkeit.
• Du arbeitest gerne in einem dynamischen Umfeld und bleibst auch unter Druck professionell.
• Ausgeprägte Team- und Kooperationsfähigkeit auf allen Ebenen.
• Proaktive, selbstständige Arbeitsweise und vorausschauendes Denken.
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word, Teams) und schnelle Auffassungsgabe für neue Tools.
• Erfahrung im Umgang mit vertraulichen Informationen und in einem schnelllebigen Umfeld.

Vorteile

• Flexible Arbeitsmodelle, wann immer möglich
• Attraktives Altersvorsorgemodell mit Unternehmensbeteiligung
• Programme zur Förderung des Wohlbefindens, inklusive umfassender mentaler Gesundheitsunterstützung
• Familienfördernde Leistungen (z.B. Unterstützung bei Fruchtbarkeit, Adoption, Elternzeit)
• Notfallbetreuung für Kinder und ältere Angehörige sowie Rabattprogramme
• Mentoring- und Entwicklungsmöglichkeiten
• Matching Gifts Programm für gemeinnützige Spenden
• Mitarbeiterunterstützung in Krisensituationen
• Zugang zum BASF-Weinkeller, Mitarbeiterrabatte und vieles mehr

Datenschutz

BASF nimmt Datenschutz und Datensicherheit sehr ernst. Es werden niemals finanzielle Informationen per E-Mail, SMS oder Direktnachricht angefragt. Ebenso werden keine Schecks für Ausrüstung versendet oder Zahlungen im Bewerbungsprozess verlangt. Bei Verdachtsfällen bitte melden.

Transparenz bei der Vergütung

BASF verpflichtet sich zu transparenter Vergütung. Die tatsächliche Bezahlung richtet sich nach Ausbildung, Erfahrung und weiteren relevanten Faktoren.

Chancengleichheit

Wir fördern Chancengleichheit und Vielfalt. Alle qualifizierten Bewerber:innen werden unabhängig von ethnischer Herkunft, Alter, Geschlecht, Religion, Behinderung, Identität oder anderen geschützten Merkmalen berücksichtigt. Eine Arbeitserlaubnis für die USA ist erforderlich.