Assistant Copyshop (m/w/d) in Teilzeit- Herford

Xylem ist ein Fortune 500 Wassertechnologieunternehmen mit global 23.000 Mitarbeitenden in über 100 Ländern und einer Mission: unseren Kunden durch innovative Technologielösungen und unser Fachwissen bei der Lösung von Wasserproblemen und -herausforderungen zu helfen. Wir sind der weltweit führende Anbieter effizienter, innovativer und nachhaltiger Wassertechnologien, die dafür sorgen, dass unser Wasser nachhaltig genutzt, optimal verwaltet, erhalten und wiederverwendet wird.

WEDECO, eine Marke von Xylem, ist weltweit führend in der umweltfreundlichen Wasseraufbereitung durch UV-Desinfektion und Ozon-Technologie. Seit über 40 Jahren bietet WEDECO nachhaltige, chemiefreie Lösungen zur Wasser- und Abwasseraufbereitung für Kommunen und Industrie. Die innovativen Systeme reduzieren Keime, Schadstoffe und Chemikalienrückstände effizient und umweltschonend. Als Teil von Xylem trägt WEDECO dazu bei, sauberes Wasser auf nachhaltige Weise bereitzustellen.

„High-Tech“ gepaart mit „High-Quality“ und größter Kundennähe kennzeichnen unser Handeln.

Um unser Team in Deutschland weiter zu verstärken, suchen wir engagierte und zuverlässige Teamplayer, die etwas bewegen möchten.

Deine Aufgaben

• Leitung und Organisation des standortinternen CopyShops inklusive Druck, Bindung, Vervielfältigung, Faltung und termingerechter Zusammenstellung technischer Dokumentationen, Zeichnungen, Bedienungsanleitungen und Anlagenkennzeichnungen
• Unterstützung bei der Erstellung, Bearbeitung, Übersetzung und Verwaltung von Anlagendokumentationen sowie Sicherstellung reibungsloser Abläufe im Dokumentationsmanagement
• Betreuung der Geräte im Kopierraum inklusive Wartungskoordination sowie gegenseitige Vertretung zwischen CopyShop und Zentrale
• Unterstützung der EHS-Abteilung bei administrativen und organisatorischen Themen wie Rechtskataster, Gesundheitstagen, Safety Week und Safety Campaigns
• Übernahme zentraler Empfangs- und Verwaltungsaufgaben wie Besucherempfang inkl. Sicherheitseinweisung, Telefonrezeption, Postbearbeitung sowie allgemeine Büroorganisation und Büromaterialverwaltung
• Organisation und Betreuung von Besprechungen, Schulungen, Mitarbeiterversammlungen, Events und Großveranstaltungen einschließlich Gästebewirtung und Raumvorbereitung
• Ansprechpartner für die Cafeteria-Organisation, Essensplanung, Catering-Kommunikation sowie Mitarbeitenden-Feedback
• Unterstützung im Bereich Fuhrpark- und Facility Management inklusive Koordination von Dienstleistern, Zugangskarten, Türschließsystemen und infrastrukturellen Themen
• Erstellung von Korrespondenz, Präsentationen, Übersetzungen, Statistiken, Auswertungen und Schriftverkehr für Management und Geschäftsführung
• Terminüberwachung, Terminkoordination sowie Durchführung administrativer Aufgaben wie Korrekturbuchungen und Monatsabschluss der Gleitzeitkonten
• Einführung, Pflege und Weiterentwicklung des lokalen IMS SharePoint/Intranets sowie Unterstützung der Fachabteilungen bei der Erstellung ihrer Abteilungsseiten

Was du für diese Position mitbringst

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation im Bereich Büroorganisation, Verwaltung oder Assistenz
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer administrativen, organisatorischen oder assistenznahen Position, idealerweise im industriellen Umfeld
• Erfahrung im Umgang mit technischer Dokumentation, Dokumentenmanagement oder Copy-/Printservices von Vorteil
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten sowie eine strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
• Ausgeprägtes Serviceverständnis, Kommunikationsstärke und Freude am Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere Word, Excel und PowerPoint
• Idealerweise Erfahrung mit SharePoint, Zeiterfassungssystemen und administrativen Auswertungen
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, Diskretion und Teamfähigkeit

Wir bieten dir mehr als nur "einen Job"

• 30 Tage Urlaub
• 39 Stunden pro Woche in Vollzeit mit flexiblen Arbeitszeiten
• Flache Hierarchien und eine Kultur der offenen Tür ermöglichen freies Arbeiten
• Vermögenswirksame Leistungen
• Eine fachgerechte Einarbeitung sowie regelmäßige Feedbackgespräche helfen bei der Weiterentwicklung
• Mit internen und externen Trainings qualifizieren wir Dich bestmöglich für Deine Position
• Arbeiten in einem Team mit KollegInnen aus aller Welt
• Fahrrad oder E-Bike Leasing
• Eine Kantine zur Verpflegung vor Ort
• Kostenfreie Getränke
• Vielfalt an Möglichkeiten sich auch sozial zu engagieren

Jede*r ist willkommen!

Xylem ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit fördert. Wir möchten, dass sich Menschen unabhängig von ihrer Nationalität, Hautfarbe, Religion, ethnischen Herkunft, Geschlecht, sexuellen Orientierung, Geschlechtsidentität oder -ausdruck, Alter, Behinderung oder anderer gesetzlich geschützten Merkmale nicht nur bei Xylem, sondern überall auf der Welt zu Hause fühlen. Für uns bedeuten Vielfalt, Gleichstellung und Teilhabe mehr als nur eine Richtlinie oder eine Reihe von Methoden. Vielfalt, Gleichstellung und Teilhabe sind grundlegende Bestandteile unserer Unternehmenskultur und ein Schlüssel zu langfristigem Wachstum.

Werden Sie Teil des globalen Xylem-Teams und gestalten Sie innovative Technologielösungen mit, die die Nutzung, Verfügbarkeit, den Schutz und die nachhaltige Verwendung von Wasser sicherstellen. Unsere Produkte kommen in der öffentlichen Versorgung, der Industrie, im Wohnbereich und in gewerblichen Gebäuden zum Einsatz – mit dem Ziel, intelligente Maschinen, Anlagen, Messsysteme, Netzwerktechnologien und fortschrittliche Analysen für Wasser-, Strom- und Gasversorger sowie die Industrie bereitzustellen. Arbeiten Sie mit uns an einer Welt, in der die aktuellen und kommenden Wasserherausforderungen mit Kreativität und Engagement gelöst werden und in der Inklusion und Zugehörigkeit als Treiber für Innovation erkannt werden, um unsere Wettbewerbsfähigkeit weltweit zu stärken.