Sekretariatsmitarbeiter*in

Diese Stelle ist in der Fakultät Physik im Bereich Medizinphysik zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet zu besetzen. Die Tätigkeit wird nach Entgeltgruppe 8 TV-L vergütet. Es handelt sich um eine Vollzeitstelle. Eine Beschäftigung in bzw. Reduzierung auf Teilzeit ist grundsätzlich möglich.

Deine Aufgaben

• Erledigung allgemeiner Sekretariatsaufgaben einschließlich selbstständiger Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
• Administrative Betreuung von Mitarbeitenden, Studierenden und Gästen sowie Vorbereitung von Anträgen für Personalmaßnahmen
• Projektbegleitende Budgetüberwachung und Kostenplanung sowie Verwaltung von Haushalts- und (internationalen) Drittmitteln
• Erstellung von Verwendungsnachweisen und Mitwirkung bei Beschaffungsprozessen sowie Materialverwaltung und Rechnungsprüfung
• Recherchetätigkeiten und Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Besprechungen, Veranstaltungen und Tagungen, einschließlich Protokollführung
• Abwicklung von Dienstreisen inklusive Reiseplanung und Reisekostenabrechnung
• Administration des Lehrbetriebs, z. B. Terminkoordination und Verwaltung von Noteneinträgen
• Vertretung bzw. Unterstützung anderer Einrichtungen der Fakultät, in Absprache zwischen Dekanat und den beteiligten Professuren/Einrichtungen

Dein Profil

• Eine abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement oder eine gleichwertige Berufsausbildung im verwaltenden/kaufmännischen Bereich
• Routine im Umgang mit der gängigen MS Office-Software
• Grundkenntnisse der SAP-Anwendungsprogramme (ESS, SRM, FIORI etc.) sowie Erfahrung mit dem Hochschulinformationssystem (BOSS, LSF)
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
• Starke Kommunikationsfähigkeit sowie ein professionelles Auftreten im täglichen Kontakt
• Einen sicheren Umgang mit Zahlen und ein analytisches Verständnis
• Hohe Eigeninitiative sowie eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise mit Interesse an neuen Herausforderungen
• Ausgeprägte Organisationskompetenz und Freude daran, Prozesse aktiv zu steuern
• Die Fähigkeit, auch bei wechselnden Anforderungen den Überblick zu behalten

Das bieten wir dir

• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit mit Gestaltungsmöglichkeiten und spannenden Herausforderungen
• Vielseitige Möglichkeiten zur persönlichen Weiterentwicklung durch zahlreiche Weiterbildungsangebote
• Ein geschlechtergerechtes und familienfreundliches Umfeld
• Ein flexibles Arbeitszeitmodell

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Die Technische Universität Dortmund fördert Vielfalt und Chancengleichheit. Wir begrüßen Bewerbungen von Menschen aller Nationalitäten und Geschlechter sowie von Menschen mit Behinderung. Die persönliche Entwicklung und die individuelle Förderung unserer Mitarbeitenden sind uns ein besonderes Anliegen.