BASF

BASF ist eines der weltweit führenden Chemieunternehmen, das innovative Lösungen für verschiedene Industrien bietet.

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<h2 class='jobSectionHeader'>Willkommen bei BASF</h2><p>Bei BASF Oy schaffen wir Chemie für eine nachhaltige Zukunft – durch Innovation, Verantwortung und Zusammenarbeit in verschiedensten Branchen weltweit. In unserem Büro in Helsinki übernimmst du eine vielseitige Rolle im Zentrum des täglichen Geschehens, in der kein Tag dem anderen gleicht.</p><p>Wir suchen eine proaktive und detailorientierte Assistenz, die in einem dynamischen Umfeld aufblüht und Freude daran hat, finanzielle, administrative und zwischenmenschliche Aufgaben zu balancieren. In dieser Position bist du das Rückgrat des Büros – du sorgst für reibungslose Abläufe und unterstützt sowohl Geschäftsprozesse als auch Kolleg:innen.</p><h2 class='jobSectionHeader'>Deine Aufgaben</h2><ul><li>Unterstützung der Geschäftsführung in Helsinki sowie bei Bedarf des Standortleiters in Hamina</li><li>Verwaltung von Kreditorenprozessen, einschließlich Rechnungen, Bestellungen (PR/PO) und SAP-Aufgaben</li><li>Mitarbeit bei Audits und der Vorbereitung von Jahresabschlüssen</li><li>Verwaltung der Firmenkreditkarten</li><li>Hauptansprechperson für Facility Management, Wartung und Dienstleister</li><li>Empfangsaufgaben, Besucherbetreuung und Verwaltung des Bürozugangs (Schlüssel, Alarme, Parkplätze)</li><li>Unterstützung von HR- und EHS-Aktivitäten wie Meetings, Kampagnen und Risikobewertungen</li><li>Mitarbeit an interner Kommunikation (z.B. Newsletter, Content-Erstellung)</li><li>Unterstützung bei DSGVO-Themen, inklusive Datenmapping und Nachverfolgung</li><li>Organisation von Geschäftsreisen und Pflege der Reisedokumentation</li><li>Support der Reisesysteme sowie Schulung und Beratung von Mitarbeitenden</li></ul><p>Da es sich um eine praktische Tätigkeit im Büro handelt, erwarten wir deine Präsenz in unserem Büro in Ruoholahti, Helsinki. Reisen zum Standort Hamina werden ebenfalls vorkommen.</p><h2 class='jobSectionHeader'>Dein Profil</h2><ul><li>Du arbeitest gerne strukturiert und abwechslungsreich, bist initiativ, organisiert und kommunizierst souverän mit verschiedenen Ansprechpartner:innen</li><li>Relevanter Bildungsabschluss (z.B. Wirtschaft, Finanzen, Verwaltung)</li><li>Sehr gute SAP R/3-Kenntnisse, Erfahrung mit SAP S/4 HANA von Vorteil</li><li>Sicherer Umgang mit Microsoft Office und Erfahrung mit KI-Tools</li><li>Erfahrung in administrativen Tätigkeiten, insbesondere Rechnungswesen oder Kreditorenbuchhaltung</li><li>Exzellente Kommunikationsfähigkeiten in Finnisch, Schwedisch und Englisch, Deutsch von Vorteil</li></ul><h2 class='jobSectionHeader'>Das bieten wir</h2><ul><li>Verantwortung ab dem ersten Tag in einem herausfordernden Arbeitsumfeld und „on-the-job“-Training im engagierten Team</li><li>Attraktive Vergütung, Benefits und exzellente Karrierechancen in einem internationalen Unternehmen</li></ul><h2 class='jobSectionHeader'>Über uns</h2><p>Bei BASF schaffen wir Chemie für eine nachhaltige Zukunft. Wir verbinden wirtschaftlichen Erfolg mit Umwelt- und Sozialverantwortung. Mehr als 110.000 Mitarbeitende tragen weltweit zum Erfolg unserer Kunden bei. Unser Portfolio umfasst sechs Segmente: Chemicals, Materials, Industrial Solutions, Surface Technologies, Nutrition &amp; Care und Agricultural Solutions. BASF erzielte 2024 einen Umsatz von &#8364;65 Milliarden.</p><h2 class='jobSectionHeader'>Diversität ist unsere größte Stärke!</h2><p>Werde Teil unseres globalen Teams, das Inklusion und Chancengleichheit lebt – unabhängig von Geschlecht, Alter, Herkunft, sexueller Orientierung, Behinderung oder Weltanschauung. Entwickle mit uns die Zukunft!</p>

Sonstiges

Festanstellung

Senior

Finnisch

Schwedisch

Englisch

Deutsch

In dieser vielseitigen Rolle hältst du das Büro am Laufen, unterstützt das Management und kümmerst dich um Finanzen, Organisation und Kommunikation. Zeig, was in dir steckt! Mache jetzt den Test und finde heraus, ob du geeignet bist.

<div><div style="padding:10.0px 0.0px;border:1.0px solid transparent"><div style="font-size:18.0px;word-wrap:break-word"><H2 style="font-size:1.0em;margin:0.0px"><b>WELCOME TO BASF</b></H2></div><div><p><strong><span style="font-family:arial, helvetica, sans-serif;font-size:14.0pt">Are you our next Executive Assistant?</span></strong></p><p><span style="font-family:arial, helvetica, sans-serif;font-size:14.0pt">At BASF Oy, we create chemistry for a sustainable future—combining innovation, responsibility, and collaboration across industries worldwide. At our Helsinki office, you’ll step into a truly versatile role at the center of daily operations, where no two days are the same.</span></p><p> </p><p><span style="font-family:arial, helvetica, sans-serif;font-size:14.0pt">We’re looking for a proactive and detail-oriented Executive Assistant who thrives in a dynamic environment and enjoys balancing financial, administrative, and people-focused tasks. In this role, you’ll act as the backbone of the office - keeping things running smoothly while supporting both business processes and colleagues.</span></p></div></div><div style="padding:10.0px 0.0px;border:1.0px solid transparent"><div style="font-size:18.0px;word-wrap:break-word"><H2 style="font-size:1.0em;margin:0.0px"><b>WHAT YOU CAN EXPECT</b></H2></div><div><p><span style="font-size:14.0pt;font-family:arial, helvetica, sans-serif">In this multifaceted role, you’ll take ownership across several key areas like finance and credit management, office &amp; facility management and travel management. Tasks that you can expect in this role can for example be:</span></p><p> </p><ul type="disc"><li style="font-size:14.0pt;font-family:arial, helvetica, sans-serif"><span style="font-size:14.0pt;font-family:arial, helvetica, sans-serif">Support our MD in Helsinki, and in addition our Hamina site manager, when needed</span></li><li style="font-size:14.0pt;font-family:arial, helvetica, sans-serif"><span style="font-size:14.0pt;font-family:arial, helvetica, sans-serif">Manage accounts payable processes including invoices, purchase orders (PR/PO), and SAP-related tasks</span></li><li style="font-size:14.0pt;font-family:arial, helvetica, sans-serif"><span style="font-size:14.0pt;font-family:arial, helvetica, sans-serif">Assist with audits and annual financial statement preparation</span></li><li style="font-size:14.0pt;font-family:arial, helvetica, sans-serif"><span style="font-size:14.0pt;font-family:arial, helvetica, sans-serif">Oversee corporate credit card administration</span></li><li style="font-size:14.0pt;font-family:arial, helvetica, sans-serif"><span style="font-size:14.0pt;font-family:arial, helvetica, sans-serif">Act as the main contact for facility management, maintenance, and service providers</span></li><li style="font-size:14.0pt;font-family:arial, helvetica, sans-serif"><span style="font-size:14.0pt;font-family:arial, helvetica, sans-serif">Manage reception duties, visitor experience, and office access (keys, alarms, parking)</span></li><li style="font-size:14.0pt;font-family:arial, helvetica, sans-serif"><span style="font-size:14.0pt;font-family:arial, helvetica, sans-serif">Support HR and EHS activities including meetings, campaigns, and risk assessments</span></li><li style="font-size:14.0pt;font-family:arial, helvetica, sans-serif"><span style="font-size:14.0pt;font-family:arial, helvetica, sans-serif">Contribute to internal communications (e.g., newsletters, content creation)</span></li><li style="font-size:14.0pt;font-family:arial, helvetica, sans-serif"><span style="font-size:14.0pt;font-family:arial, helvetica, sans-serif">Support GDPR-related work, including data mapping and follow-ups</span></li><li style="font-size:14.0pt;font-family:arial, helvetica, sans-serif"><span style="font-size:14.0pt;font-family:arial, helvetica, sans-serif">Coordinate business travel arrangements and maintain travel documentation</span></li><li style="font-size:14.0pt;font-family:arial, helvetica, sans-serif"><span style="font-size:14.0pt;font-family:arial, helvetica, sans-serif">Support travel systems and provide guidance/training to employees<br></span></li></ul><p> </p><p><span style="font-size:14.0pt;font-family:arial, helvetica, sans-serif">As this is a hands-on roll at the office, we expect you to be present at our offices in Ruoholahti, Helsinki. Travel to our Hamina site will also occur.</span></p></div></div><div style="padding:10.0px 0.0px;border:1.0px solid transparent"><div style="font-size:18.0px;word-wrap:break-word"><H2 style="font-size:1.0em;margin:0.0px"><b>WHAT YOU OFFER</b></H2></div><div><p><span style="font-family:arial, helvetica, sans-serif;font-size:14.0pt">You enjoy working in a role where structure meets variety. You’re someone who takes initiative, keeps things organized, and communicates with ease across different stakeholders. We also expect you to have:</span></p><p> </p><ul type="disc"><li style="font-family:arial, helvetica, sans-serif;font-size:14.0pt"><span style="font-family:arial, helvetica, sans-serif;font-size:14.0pt">Relevant educational background (e.g., business, finance, administration)</span></li><li style="font-family:arial, helvetica, sans-serif;font-size:14.0pt"><span style="font-family:arial, helvetica, sans-serif;font-size:14.0pt">Fluent usage of SAP R/3 is a must. Experience from SAP S/4 HANA is plus.</span></li><li style="font-family:arial, helvetica, sans-serif;font-size:14.0pt"><span style="font-family:arial, helvetica, sans-serif;font-size:14.0pt">On top of sovereign control of standard Microsoft Office-environment, the candidate must also have experience working with AI-tools</span></li><li style="font-family:arial, helvetica, sans-serif;font-size:14.0pt"><span style="font-family:arial, helvetica, sans-serif;font-size:14.0pt">Experience in administrative roles, including invoicing or accounts payable</span></li><li style="font-family:arial, helvetica, sans-serif;font-size:14.0pt"><span style="font-family:arial, helvetica, sans-serif;font-size:14.0pt">Excellent communication skills in Finnish, Swedish and English. German is a plus.</span></li></ul></div></div><div style="padding:10.0px 0.0px;border:1.0px solid transparent"><div style="font-size:18.0px;word-wrap:break-word"><H2 style="font-size:1.0em;margin:0.0px"><b>WHAT WE OFFER</b></H2></div><div><ul><li style="font-family:arial, helvetica, sans-serif;font-size:14.0pt"><span style="font-family:arial, helvetica, sans-serif;font-size:14.0pt">Responsibility from day one in a challenging work environment and "on-the-job" training as part of a committed team.</span></li><li style="font-family:arial, helvetica, sans-serif;font-size:14.0pt"><span style="font-family:arial, helvetica, sans-serif;font-size:14.0pt">Competitive compensation including attractive benefits as well as excellent career opportunities in an international company.</span></li></ul></div></div><div style="padding:10.0px 0.0px;border:1.0px solid transparent"><div style="font-size:18.0px;word-wrap:break-word"><H2 style="font-size:1.0em;margin:0.0px"><b>HOW TO REACH US</b></H2></div><div><p><span style="font-family:arial, helvetica, sans-serif;font-size:14.0pt"><span>We will continuously review applications and invite suitable candidates for interviews on a rolling basis. We encourage you to submit your application as soon as possible, as positions may be filled before the application deadline.</span> </span></p><p> </p><p><span style="font-family:arial, helvetica, sans-serif;font-size:14.0pt">Do you have any questions regarding the application process? Please contact the HR Team via Talent-Acquisition-Nordics@basf.com.</span><br><br></p></div></div><div style="padding:10.0px 0.0px;border:1.0px solid transparent"><div style="font-size:18.0px;word-wrap:break-word"><H2 style="font-size:1.0em;margin:0.0px"><b>ABOUT US</b></H2></div><div><p><span style="font-family:arial, helvetica, sans-serif;font-size:14.0pt">At BASF, we create chemistry for a sustainable future. We combine economic success with environmental protection and social responsibility. More than 110,000 employees in the BASF Group contribute to the success of our customers in nearly all sectors and almost every country in the world. Our portfolio is organized into six segments: Chemicals, Materials, Industrial Solutions, Surface Technologies, Nutrition &amp; Care, and Agricultural Solutions. BASF generated sales of €65 billion in 2024. Further information at <a href="https://www.basf.com">www.basf.com</a>.</span></p></div></div><div style="padding:10.0px 0.0px;border:1.0px solid transparent"><div style="font-size:16.0px;word-wrap:break-word"><H2 style="font-size:1.0em;margin:0.0px"><b>Diversity is our greatest strength!</b></H2></div><div><p><span style="font-size:14.0pt;font-family:arial, helvetica, sans-serif">Become a part of our winning formula for success and develop the future with us - in a global team that embraces inclusion and equal opportunities irrespective of gender, age, origin, sexual orientation, disability or belief.</span></p></div></div></div>

Zusätzliche Infos - gehören nicht zur Beschreibung:
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Management

Ausschließlich vor Ort

Du unterstützt das Management im Tagesgeschäft, übernimmst Aufgaben im Finanz- und Kreditmanagement, Facility Management, Reisemanagement und interne Kommunikation. Du bist zentrale Ansprechperson im Büro, organisierst Abläufe und unterstützt Kolleg:innen.

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Unterstützung der Geschäftsführung

Verwaltung von Kreditorenprozessen

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Verwaltung der Firmenkreditkarten

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Empfangsaufgaben

Unterstützung von HR- und EHS-Aktivitäten

Interne Kommunikation

Unterstützung bei DSGVO-Themen

Organisation von Geschäftsreisen

Support der Reisesysteme

Executive Assistant

Gelegentliche Reisebereitschaft nötig

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