Vorstandsassistent*in (w/m/d)

Wir verbinden Menschen, Orte und das Leben. Und somit schaffen wir Anschluss für jede*n. Das ist nicht nur unser Beweggrund, sondern was unsere Arbeit im Kern ausmacht. Täglich befördern wir ca. 270.000 Menschen durch Düsseldorf, Mettmann, Krefeld und Neuss und sorgen dafür, dass Sie verbunden bleiben. Bereit für eine Aufgabe mit Sinn und Wirkung? Dann kommen Sie zu uns – und geben mit uns gemeinsam Anschluss!

Aufgaben

• Du verantwortest das operative Kalender- und Terminmanagement des Vorstands und stellst eine vorausschauende sowie strategisch ausgerichtete Planung sicher.
• Du priorisierst, koordinierst und löst eigenständig Terminkonflikte und sorgst für Transparenz in komplexen Themen- und Gremienstrukturen.
• Organisation und Koordination interner und externer Termine liegen in deinem Verantwortungsbereich; dabei unterstützt du professionell bei der inhaltlichen Vorbereitung.
• Du stellst die Einhaltung von Fristen, Follow-ups und Dokumentationen sicher und gewährleistest die Pflege sowie Aktualität relevanter Kontakt- und Informationsdaten.
• Externe Einladungen bearbeitest du strukturiert, koordinierst die laufende Veranstalterkommunikation und bereitest fundierte Teilnahmeentscheidungen vor.
• Posteingang, Korrespondenzablage und zielgerichtete Informationsweiterleitung innerhalb des Vorstands- und Unternehmensumfelds steuerst du zuverlässig und diskret.
• Du managst interne und externe Anfragen professionell, führst Recherchen eigenständig durch und bereitest Informationen entscheidungsrelevant auf.
• In enger und vertrauensvoller Zusammenarbeit mit dem Assistenzteam des Vorstands gewährleistest du durch abgestimmte Prozesse und gegenseitige Vertretung höchste Verlässlichkeit und bringst dich aktiv in die Optimierung von Abläufen und Organisationsstrukturen ein.

Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation sowie mehrjährige Erfahrung in einer Assistenzfunktion auf Geschäftsführungs- oder Vorstandsebene.
• Professionelles Kalender- und Terminmanagement in komplexen Organisationsstrukturen beherrschst du souverän und agierst dabei stets priorisiert und lösungsorientiert.
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere in PowerPoint, Word, Excel und Outlook; Präsentationen und Entscheidungsvorlagen erstellst du auf Managementniveau.
• Erfahrung in der strukturierten Vor- und Nachbereitung von Gremien- und Managementterminen inklusive Dokumentation und Follow-up-Steuerung.
• Im Umgang mit sensiblen Informationen agierst du sicher und gewährleistest eine professionelle Korrespondenz- und Informationssteuerung.
• Bearbeitung und Koordination interner sowie externer Anfragen sowie Durchführung strukturierter Recherchen gehören zu deinem Erfahrungsschatz.
• Du arbeitest strukturiert, vorausschauend und eigenständig und behältst auch bei hoher Taktung und dynamischen Veränderungen den Überblick.
• Klare, präzise und adressatengerechte Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern unterschiedlicher Hierarchieebenen.
• Diskretion, Loyalität und Verantwortungsbewusstsein sind für dich selbstverständlich; du trittst verbindlich und professionell auf.
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick sowie hohes Qualitätsbewusstsein kennzeichnen deine Arbeitsweise.
• Als verlässliche*r Teamplayer*in im Assistenzumfeld trägst du aktiv zu abgestimmten Prozessen und einer vertrauensvollen Zusammenarbeit bei.
• Eigeninitiative, Veränderungsbereitschaft und der Anspruch, Abläufe kontinuierlich weiterzuentwickeln, runden dein Profil ab.

Vorteile

• Gestaltungsspielraum: Deine Ideen zählen – bring dich aktiv ein!
• Sinnhafte Arbeit: Wir geben Anschluss – im wahrsten Sinne des Wortes.
• Teamspirit: Engagiertes Team mit kollegialer Arbeitsatmosphäre.
• Sonderzahlungen: Weihnachts-, Urlaubsgeld und Leistungsprämie.
• Erholung: 30 Urlaubstage und 4 Entlastungstage.
• Weiterentwicklung: Persönliche und fachliche Entwicklungsmöglichkeiten.
• Flexibilität: Hybrides Arbeiten, Gleitzeit.
• Sicherheit: Attraktive faire Vergütung nach dem TV-N sowie unbefristeter Arbeitsvertrag und eine vom Arbeitgeber finanzierte betriebliche Altersvorsorge.
• Gesundheit: Eigener Fitnessraum, Fahrradleasing, Urban Sports Club sowie vielseitige Gesundheitsmaßnahmen.
• Weitere Benefits: Kostenloses Deutschlandticket, vergünstigtes Angehörigenticket, modernes Betriebsrestaurant, Corporate Benefits und vieles mehr.

Die Rheinbahn hat sich Chancengleichheit für alle Geschlechter und berufliche Förderung von Frauen zum Ziel gesetzt. Wir freuen uns deshalb sehr über Bewerbungen weiblicher Fachkräfte. Ausdrücklich erwünscht sind auch Bewerbungen von Menschen mit Einwanderungsgeschichte. Schwerbehinderte Menschen werden bei entsprechender Eignung bevorzugt. Steigen Sie bei uns ein und finden Sie Ihren Anschluss!