Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)

Xylem ist ein Fortune 500 Wassertechnologieunternehmen mit global 23.000 Mitarbeitenden in über 100 Ländern und einer Mission: unseren Kunden durch innovative Technologielösungen und unser Fachwissen bei der Lösung von Wasserproblemen und -herausforderungen zu helfen. Wir sind der weltweit führende Anbieter effizienter, innovativer und nachhaltiger Wassertechnologien, die dafür sorgen, dass unser Wasser nachhaltig genutzt, optimal verwaltet, erhalten und wiederverwendet wird.

Sensus International ist ein führender Anbieter von intelligenten Wasser- und Wärmezählern, Netzwerktechnologien und Datenanalytik für Versorgungsunternehmen. Das Unternehmen hat seinen Hauptsitz in Ludwigshafen, betreibt Produktionsstandorte in Deutschland und der Slowakei und beschäftigt rund 800 Mitarbeitende, die Kunden in Europa und ausgewählten internationalen Märkten betreuen.

Der Geschäftsbereich Sensus erzielte einen Jahresumsatz von etwa 250 Mio. US-Dollar (2024) und wurde kürzlich durch den Investor AURELIUS übernommen. Das Unternehmen befindet sich derzeit im Übergang vom bisherigen Mutterkonzern Xylem zu einer eigenständigen Unternehmensgruppe, die Marke Sensus wird weiterhin außerhalb Nordamerikas genutzt.

Aufgabenschwerpunkte

• Management-Support: Terminkoordination, Korrespondenz, Vor- und Nachbereitung von Meetings (intern & international), Besucherbetreuung, Erstellung von Präsentationen und Bekanntmachungen, Übersetzungen
• Event-Organisation: Planung und Durchführung von Seminaren, Events und Standortaktionen (z. B. Jubilarfeiern, Gesundheitstage, Weihnachtsaktionen)
• Reisemanagement: Organisation inkl. Reiseabrechnung und Visabeschaffung
• Administrative Aufgaben: Rechnungsprüfung, Pflege von Organigrammen, Verwaltung von Versicherungsunterlagen
• Unterstützung bei Jahresabschlüssen und Zusammenarbeit mit Wirtschaftsprüfern
• Vorbereitung von Gesellschafterbeschlüssen inkl. notarieller Beglaubigungen
• Koordination gesetzlicher Veröffentlichungen und Fristen (Bundesanzeiger, Unternehmensregister)
• Verwaltung und Archivierung gesellschaftsrechtlicher Dokumente, Protokollierung von Sitzungen
• Administrative Begleitung gesellschaftsrechtlicher Prozesse (Gründungen, Satzungsänderungen)
• Zusammenarbeit mit Notaren, Behörden und Registergerichten
• Pflege des Vertragsarchivs und Umsetzung rechtlicher Änderungen
• Unterstützung kleiner Projekte in den Bereichen Marketing, Sales und Customer Service

Was du für diese Position mitbringen solltest

• Abgeschlossene 3-jährige Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich, z.B. Industriekaufmann/frau oder vergleichbar
• Langjährige Berufserfahrung, insbesondere im Bereich Assistenz
• Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Gute Kenntnisse des MS-Office Pakets
• Selbstständige Arbeitsweise
• Teamfähigkeit
• Verantwortungsbewusstsein

Unser Angebot

• Weiterbildungen sorgen für fachgerechtes Arbeiten auf dem aktuellen Stand
• Eine verantwortungsvolle, eigenständige und abwechslungsreiche Tätigkeit
• Du arbeitest mit einem Vorgesetzten, der Wert auf ein offenes, faires und wertschätzendes Miteinander legt, dich unterstützt, den du einfach erreichen kannst und der die Vorteile eines kurzen Dienstweges zu schätzen weiß
• Deine Vorschläge und Ideen sind bei uns willkommen und werden prämiert
• Ein familienfreundliches Unternehmen mit sozialem Engagement und Verantwortung freut sich auf dich

Xylem ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit fördert. Personalentscheidungen werden ohne Rücksicht auf Nationalität, Hautfarbe, Religion, ethnische Herkunft, Geschlecht, sexuelle Orientierung, Geschlechtsidentität oder -ausdruck, Alter, Behinderung oder andere gesetzlich geschützte Merkmale getroffen.

Werde Teil des globalen Xylem-Teams und gestalte innovative Technologielösungen mit, die die Nutzung, Verfügbarkeit, den Schutz und die nachhaltige Verwendung von Wasser sicherstellen.
Unsere Produkte kommen in der öffentlichen Versorgung, der Industrie, im Wohnbereich und in gewerblichen Gebäuden zum Einsatz – mit dem Ziel, intelligente Maschinen, Anlagen, Messsysteme, Netzwerktechnologien und fortschrittliche Analysen für Wasser-, Strom- und Gasversorger sowie die Industrie bereitzustellen. Arbeite mit uns an einer Welt, in der die aktuellen und kommenden Wasserherausforderungen mit Kreativität und Engagement gelöst werden und in der Inklusion und Zugehörigkeit als Treiber für Innovation erkannt werden, um unsere Wettbewerbsfähigkeit weltweit zu stärken.