Assistenz Geschäftsführung Syna (m|w|d)

Hier bringst Du Deine Energie ein:

• Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft durch vielfältige administrative Tätigkeiten, wie:
  • Erstellung ansprechender Präsentationsunterlagen nach stichwortartigen Vorgaben
  • Anfertigung von Statistiken und Auswertungen
  • Recherche und Aufbereitung von Informationen
  • Erstellung von Bestellanforderungen (Banfen) inklusive Rechnungsprüfung
  • Organisation von Büromaterial sowie Pflege eines strukturierten Ablagesystems
• Eigenständige Koordination und Bearbeitung von Büro- und Sekretariatsaufgaben, insbesondere:
  • Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses, Terminkoordination sowie Bearbeitung von Post, Telefon- und E-Mail-Kommunikation für Vorgesetzte
  • Verfassen von Schreiben, Erstellung von Protokollen und Gesprächsnotizen
• Vorbereitung, Planung und Koordination interner und externer Besprechungen, Veranstaltungen und Gremien – inklusive Zusammenstellung der erforderlichen Unterlagen und Betreuung der Gäste.
• Organisation von Dienstreisen sowie die anschließende Abrechnung der Reisekosten.
• Funktion als verlässliche Schnittstelle für die Zusammenarbeit und Kommunikation mit dem Konzern, bei Bedarf auch in englischer Sprache.
• Koordination von internen und externen Kundenanliegen oder Beschwerden sowie deren professionelle Bearbeitung.
• Abwicklung der digitalen und postalischen Korrespondenz, einschließlich aller damit verbundenen Aufgaben.

Du hast das gewisse Etwas, wenn Du:

• Eine passende Ausbildung (z. B. Kaufmann/frau für Bürokommunikation) und Zusatzqualifikationen (z. B. IHK-geprüfte/r Sekretär/in) mitbringst.
• Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Position gesammelt hast.
• Mit sprachlicher Gewandtheit, sicherer Briefgestaltung und guten Fremdwortkenntnissen überzeugst.
• Hervorragende PC-Kenntnisse in Office-Anwendungen (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) und modernen Kollaborationstools wie Teams hast.
• Offen für neue digitale Lösungen bist und Englisch sicher in Wort und Schrift beherrschst.
• Selbstständig, strukturiert und lösungsorientiert arbeitest und Prioritäten im Griff hast.
• Sensibilität für Datenschutz, Diskretion und Vertrauenswürdigkeit mitbringst.
• Flexibel, teamfähig und offen für Veränderungen bist.
• Hohe Einsatzbereitschaft zeigst und Freude an persönlicher Weiterentwicklung hast.